Zarządzanie dostawami wody do wielu lokalizacji może szybko stać się wyzwaniem. Zakupy realizowane przez różne osoby, paragony z supermarketów, trudności z kontrolą kosztów i rozliczaniem faktur sprawiają, że nawet tak podstawowy proces zaczyna zajmować dużo czasu.
Jedna z firm produkcyjnych działających w kilku lokalizacjach postanowiła uporządkować ten obszar. Rozwiązaniem było wdrożenie centralnego modelu zamawiania oraz funkcji Supervisor, która umożliwia nadzór nad wszystkimi zamówieniami z jednego miejsca.
O kliencie
Klient działa w branży produkcyjnej i posiada kilka zakładów zlokalizowanych w różnych regionach Polski. Każdego dnia z dostarczanej wody korzysta w nich ponad 100 pracowników.
Ze względu na rozproszoną strukturę organizacyjną zapewnienie stałego dostępu do wody wymagało sprawnej organizacji dostaw i kontroli kosztów. Potrzeba uporządkowania tego procesu stała się impulsem do wdrożenia centralnego modelu zamawiania oraz funkcji Supervisor.
O współpracy opowiada osoba odpowiedzialna w firmie za obszar BHP i organizację dostaw wody.
Wyzwanie – jak zapanować nad zakupami w wielu lokalizacjach?
Przed rozpoczęciem współpracy z WodaDlaFirmy.pl zakupami zajmowały się różne osoby w poszczególnych zakładach. W praktyce oznaczało to wiele drobnych zakupów realizowanych w supermarketach oraz dużą liczbę paragonów trafiających do centrali.
Jak wyjaśnia przedstawiciel firmy:
„Spływające do centrali dziesiątki paragonów z supermarketów do rozliczenia powodowały, że wdrożyliśmy system dostaw z jednego punktu, z przejrzystym kontem nadzoru nad zakupami.”
Firma chciała scentralizować zakupy, ograniczyć liczbę dokumentów oraz uzyskać kontrolę nad kosztami dostaw wody do wszystkich lokalizacji.
Najważniejsze potrzeby były jasne:
- centralizacja zakupów u jednego dostawcy,
- łatwy podgląd kosztów,
- możliwość kontroli zamówień wszystkich lokalizacji,
- prostsze rozliczanie zakupów.
Rozwiązanie – centralny nadzór dzięki funkcji Supervisor
Od początku współpracy z WodaDlaFirmy.pl klient korzysta z funkcji Supervisor. Pozwala ona nadzorować zamówienia wszystkich lokalizacji z jednego konta.
Osoba pełniąca rolę Supervisora ma dostęp do historii zakupów, kosztów oraz informacji o tym, kto i kiedy złożył zamówienie.
Jak podkreśla przedstawiciel firmy:
„Korzystam z opcji podglądu kosztów i historii zamówień. Ponieważ muszę rozdzielić koszty na poszczególne lokalizacje, funkcja ta bardzo mi to ułatwia.”
Supervisor pozwala również analizować zużycie wody w poszczególnych zakładach.
„System pozwala monitorować, ile kto zamawia wody. Można potem zadać pytanie: Dlaczego tyle? Dlaczego więcej niż w innym zakładzie, gdzie warunki zatrudnienia i liczba pracowników są porównywalne?”
Jeżeli zarządzasz dostawami do kilku oddziałów swojej firmy, zobacz, jak działa funkcja Supervisor i jakie możliwości oferuje.
Nie tylko Supervisor – liczy się cały model współpracy
Dla SKSM istotne okazały się również rozwiązania związane z samą organizacją dostaw.
Firma doceniła możliwość zamawiania różnych wariantów wody w ramach jednej dostawy, przejrzyste warunki współpracy oraz brak konieczności rozliczania kaucji i organizowania zwrotu butelek.
Jak wyjaśnia przedstawiciel firmy:
„Przede wszystkim doceniamy brak konieczności rozliczania kaucji i organizowania zwrotu butelek. Pracujemy w trudnych warunkach – kurz, pył i błoto sprawiają, że opakowania często nie nadawały się do zwrotu. Nie było też wiadomo, kto miał zajmować się ich odwożeniem.”
Firma może zamawiać w ramach jednej dostawy wodę gazowaną, lekko gazowaną i niegazowaną. Korzysta również ze wsparcia dedykowanego opiekuna klienta.
Co zmieniło się po wdrożeniu?
Największe korzyści, które wskazuje SKSM:
- pełna kontrola kosztów zakupów wody,
- historia wszystkich zamówień w jednym miejscu,
- możliwość porównywania zużycia pomiędzy lokalizacjami,
- centralizacja zakupów u jednego dostawcy,
- ograniczenie zakupów realizowanych przez pracowników w sklepach,
- prostsze rozliczanie faktur,
- brak konieczności zajmowania się zwrotem butelek objętych systemem kaucyjnym,
- możliwość zamawiania różnych wariantów wody podczas jednej dostawy.
Podsumowanie
Ten przykład pokazuje, że uporządkowanie procesu zamawiania wody nie polega wyłącznie na zmianie dostawcy. Równie ważna jest możliwość centralnego nadzoru nad zamówieniami, kontrolowania kosztów oraz uproszczenia codziennej pracy osób odpowiedzialnych za zakupy.
Połączenie funkcji Supervisor z dostawami realizowanymi przez jednego partnera pozwoliło firmie uporządkować obsługę kilku lokalizacji, z których korzysta ponad 100 pracowników.
Jeżeli Twoja firma posiada kilka oddziałów lub zakładów produkcyjnych, sprawdź, jak funkcja Supervisor może usprawnić zarządzanie dostawami wody.
Zobacz również
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu dostawami wody w firmach posiadających wiele oddziałów, przeczytaj również artykuł:
Jak kontrolować koszty i dostawy wody w firmie z wieloma oddziałami?
