Jak dostarczyć kilkaset litrów wody na wydarzenie, jeśli miejsce nie ma ulicy, numeru ani standardowego adresu? W przypadku BAZA Festival punktem dostawy były współrzędne na mapie, a ostatni odcinek trasy prowadził przez teren, na którym duży samochód dostawczy nie porusza się tak łatwo jak po miejskiej drodze.
Na miejsce dostarczyliśmy około 750 litrów naturalnej wody mineralnej Staropolska® – około 500 litrów dla uczestników oraz kolejne 250 litrów dla organizatorów i osób pracujących przy przygotowaniu wydarzenia.
Woda dotarła bezpośrednio na teren festiwalu. Zapas wystarczył na całe wydarzenie, a po jego zakończeniu zostało go na tyle niewiele, że organizatorzy zabrali po jednej zgrzewce do domu.
Wyzwanie było konkretne: dostarczyć wodę na teren festiwalu położony w środku lasu, bez ulicy, numeru i standardowego adresu dostawy.
Realizacja w liczbach
| 750 l wody dostarczonej na teren festiwalu | 500 l dla uczestników | 250 l dla ekipy organizacyjnej |
Zobacz, jak wyglądała dostawa na BAZA Festival
BAZA Festival – festiwal tworzony w środku lasu
BAZA Festival to niezależny festiwal muzyki elektronicznej organizowany w leśnej przestrzeni. Dużą częścią jego charakteru jest podejście DIY – wiele elementów wydarzenia powstaje własnymi rękami organizatorów i osób zaangażowanych w przygotowania.
Początki imprezy sięgają około 15 lat wstecz. Z lokalnego wydarzenia BAZA z czasem rozrosła się w festiwal, na który przyjeżdżają uczestnicy z różnych części Polski.
Jak opowiada Kacper Kubica, Festival Director & Executive Producer BAZA Festival:
„To była taka impreza po prostu dla lokalsów. Teraz to się troszeczkę rozrosło i tych ludzi jest więcej. Przyjeżdżają ludzie z całej Polski.”
Za organizacją wydarzenia stoi kilkuosobowy główny zespół wspierany przez około 30 osób pomagających bezpośrednio na miejscu.
To właśnie ta ekipa na długo przed przyjazdem pierwszych uczestników przygotowuje teren, rozstawia sprzęt i wykonuje dużą część fizycznej pracy potrzebnej do uruchomienia festiwalu.
„To jest tak naprawdę miesiąc ciągłej pracy. Można powiedzieć, że to takie ciągłe gaszenie pożarów. Są pomyłki, są problemy. To tysiące telefonów, maili, umów, jeżdżenia i dogadywania się.”
Przed wydarzeniem część zespołu spędza na miejscu około tygodnia. Pracuje, śpi i przygotowuje teren do momentu, w którym pojawią się pierwsi uczestnicy. Dostęp do wody jest więc potrzebny dużo wcześniej niż w dniu rozpoczęcia festiwalu.
Wyzwanie: jak dostarczyć wodę tam, gdzie nie ma adresu?
W przypadku wydarzenia organizowanego w hotelu, hali czy centrum konferencyjnym punkt dostawy zazwyczaj nie wymaga dodatkowych ustaleń. Tutaj sytuacja wyglądała inaczej.
Teren BAZA Festival znajduje się w środku lasu. Działka nie ma standardowego adresu ani numeru, który można po prostu wpisać do nawigacji. Jak mówi Kacper Kubica:
„Ta działka nie ma ani adresu, ani numeru, ani niczego, bo to jest działka w środku lasu. Ma tylko punkt na mapie.”
Miejsce dostawy można było wskazać za pomocą współrzędnych GPS. To jednak nie był jedyny element, który trzeba było uwzględnić.
„Dojazd też jest utrudniony. Da się tutaj dojechać, ale takie duże ciężarowe auta mają z tym problem.”
Przy eventach plenerowych często właśnie takie informacje są ważniejsze niż sam adres. Przed dostawą trzeba ustalić m.in.:
- dokładny punkt rozładunku,
- możliwość wjazdu większym samochodem,
- warunki na ostatnim odcinku trasy,
- rodzaj nawierzchni,
- kontakt do osoby znajdującej się na miejscu.
W przypadku BAZA Festival najważniejszym punktem odniesienia były współrzędne i dokładnie wskazana lokalizacja w terenie.
Foto: Kaźmieruk Marcin
Rozwiązanie: 750 litrów dostarczonych bezpośrednio na teren festiwalu
Brak standardowego adresu nie oznaczał, że organizatorzy musieli odebrać wodę w innym miejscu, a następnie przewozić ją na teren imprezy własnymi samochodami.
WodaDlaFirmy.pl dostarczyła zapas bezpośrednio na teren przygotowywanego festiwalu. Na miejsce trafiło około 750 litrów naturalnej wody mineralnej Staropolska®.
Dla organizatorów oznaczało to jedno zadanie mniej w okresie, w którym równolegle trzeba przygotować teren, sceny, zaplecze, artystów, obsługę i pozostałą infrastrukturę wydarzenia. A przy organizacji festiwalu takich zadań są dziesiątki.
„Zarządzanie całymi zespołami, marketing, pilnowanie budżetu, sprawy ekonomiczne. Tych tematów jest mnóstwo i myślę, że ludzie, którzy nigdy czegoś takiego nie robili, nie mają pojęcia, ile tutaj jest godzin pracy.”
500 litrów dla uczestników, 250 litrów dla ekipy
Dostarczony zapas został podzielony według dwóch głównych zastosowań.
Około 500 litrów dla uczestników
Większa część wody była przeznaczona dla osób bawiących się podczas festiwalu. Organizatorzy nie chcieli jednak ograniczać się do ustawienia zgrzewek w jednym punkcie. Plan zakładał aktywne rozdawanie wody na terenie wydarzenia.
Jak mówi Kacper:
„Plan jest taki, że będziemy chodzić po całej imprezie, rozdawać zgrzewki wody każdemu, kto tej wody w ręce nie ma.”
Było to szczególnie istotne przy prognozowanej ciepłej i bezchmurnej pogodzie oraz wielogodzinnej zabawie. Część zapasu została również przeznaczona na backstage dla organizatorów i występujących artystów.
Około 250 litrów dla ekipy organizacyjnej
Druga część dostawy była przeznaczona dla osób pracujących przy przygotowaniu wydarzenia. W ich przypadku zapotrzebowanie na wodę zaczęło się znacznie wcześniej niż sam festiwal.
„Pracujemy ciężko cały dzień, całą noc i tydzień czy osiem dni, więc ta woda bardzo mocno nam się przyda.”
Około 30 osób pomagało bezpośrednio na terenie m.in. przy pracach fizycznych i przygotowaniu infrastruktury. To pokazuje ważną rzecz przy planowaniu zapasu na event: wodę trzeba policzyć nie tylko dla uczestników. Potrzebują jej również ludzie, którzy przez kilka dni wcześniej przygotowują wydarzenie.
Wcześniej wodę kupowano w sklepie
Przy wcześniejszych edycjach organizatorzy zaopatrywali się w wodę w sklepie. Przy wydarzeniu odbywającym się w środku lasu taki model oznacza jednak znacznie więcej niż samo zrobienie zakupów.
Trzeba:
- znaleźć odpowiednią ilość wody,
- przewieźć ją ze sklepu,
- załadować samochód,
- dojechać na teren,
- rozładować cały zapas.
Przy około 750 litrach mówimy o co najmniej 750 kilogramach samej wody, bez uwzględniania opakowań. Tym razem ten etap wyglądał inaczej.
Wcześniej: zakupy w sklepie i transport po stronie organizatora.
Przy tej edycji: około 750 litrów wody dostarczonych bezpośrednio na teren festiwalu.
Dla zespołu organizacyjnego oznaczało to przede wszystkim mniej logistyki w momencie, w którym każda kolejna rzecz do załatwienia zabiera czas potrzebny na przygotowanie samego wydarzenia.
Woda na event to nie tylko liczba uczestników
BAZA Festival dobrze pokazuje, że planując wodę na wydarzenie, nie warto patrzeć wyłącznie na przewidywaną liczbę gości.
Trzeba uwzględnić również:
- czas trwania wydarzenia,
- prognozowaną pogodę,
- osoby przygotowujące teren,
- obsługę techniczną,
- organizatorów,
- wolontariuszy,
- ochronę,
- artystów i backstage,
- liczbę dni przygotowań,
- sposób rozdawania wody uczestnikom.
W przypadku BAZA Festival były to właściwie dwa różne zapotrzebowania.
Pierwsze zaczęło się już około tygodnia przed imprezą, kiedy na miejscu pracowała ekipa. Drugie – wraz z rozpoczęciem festiwalu i pojawieniem się uczestników.
Dlatego ilości wody na wydarzenie nie zawsze da się dobrze oszacować wyłącznie według prostego wzoru „liczba uczestników × liczba butelek”.
Co dała dostawa bezpośrednio na teren BAZA Festival?
Najważniejsza zmiana była bardzo praktyczna. Organizatorzy nie musieli samodzielnie kupować i przewozić kilkuset litrów wody na teren wydarzenia. Cały zapas trafił bezpośrednio do miejsca, w którym był potrzebny – mimo braku standardowego adresu i utrudnionego dojazdu.
Woda była dostępna:
- dla ekipy podczas przygotowania terenu,
- dla około 30 osób wspierających organizację,
- dla uczestników podczas festiwalu,
- dla głównych organizatorów,
- na backstage’u,
- dla artystów.
Do tego ilość została dobrze dopasowana do potrzeb – wody wystarczyło na całe wydarzenie bez konieczności organizowania dodatkowego zaopatrzenia.
Jak podsumował Kacper Kubica:
„Dziękujemy jeszcze raz WodaDlaFirmy.pl za to, że nam tutaj ją przywieźli.”
Nietypowa lokalizacja nie musi oznaczać problemu z dostawą wody
Festiwal w środku lasu jest nietypowym przykładem, ale podobne wyzwania pojawiają się przy wielu wydarzeniach plenerowych.
Miejscem eventu może być pole, park, teren rekreacyjny, plac, przestrzeń przy jeziorze albo miejsce przygotowane specjalnie pod konkretną imprezę. Nie zawsze jest tam magazyn, rampa i dokładny adres.
W takich przypadkach kluczowe są inne informacje: punkt na mapie, możliwość wjazdu, warunki na ostatnim odcinku trasy i kontakt do osoby znajdującej się na miejscu.
BAZA Festival pokazuje to w praktyce:
750 litrów wody, teren w środku lasu, brak standardowego adresu i dostawa bezpośrednio do miejsca wydarzenia.
Organizujesz festiwal, wydarzenie plenerowe albo event firmowy?
Sprawdź dostawy wody na eventy i wydarzenia
