Jak uprościć zakup wody w szklanych butelkach, nie rezygnując z systemu opakowań zwrotnych? W WodaDlaFirmy.pl zmierzyliśmy się z tym wyzwaniem, zmieniając sposób rozliczania kaucji za butelki, skrzynki i palety.
Zamiast pobierać kaucję już przy zakupie, wprowadziliśmy 60-dniowy okres bezpłatnego użyczenia opakowań. Dzięki temu klienci mogą zamówić wodę bez angażowania dodatkowych środków na początku. W ciągu pierwszych tygodni obowiązywania nowych zasad firmy nie musiały wpłacać z góry szacunkowo 177 tys. zł brutto kaucji.
W tym case study pokazujemy, z jakiego problemu wyszliśmy, jak zaprojektowaliśmy nowe rozwiązanie i jakie korzyści przyniosło ono firmom zamawiającym wodę w szklanych butelkach.
Wyzwanie: wysoka kaucja już na etapie zakupu
W dotychczasowym modelu kaucja za opakowania zwrotne była doliczana do zamówienia od razu. Firma kupująca wodę w szklanych butelkach musiała więc zapłacić nie tylko za produkt, ale również za butelki, skrzynki i paletę.
Przy większych zamówieniach dodatkowa kwota była znacząca. Przykładowo, przy zakupie jednej palety wody STAROPOLSKA 0,33 l w szklanych butelkach rozliczenie wyglądało następująco:
| Pozycja | Kwota brutto |
| Woda – jedna paleta | 1 261 zł |
| Kaucja za opakowania | 2 234 zł |
| Łącznie do zapłaty | 3 495 zł |
Kaucja była wyższa niż cena samej wody. Oznaczało to konieczność zaangażowania dodatkowych środków już w momencie zakupu. Po zwrocie opakowań należało jeszcze obsłużyć rozliczenie kaucji i oczekiwać na odpowiednią korektę.
Chcieliśmy znaleźć rozwiązanie, które ograniczy początkowy wydatek po stronie klienta i uprości standardowy proces rozliczania opakowań.
Rozwiązanie: 60 dni bezpłatnego użyczenia opakowań
Zdecydowaliśmy się zmienić moment pobierania kaucji. Wprowadziliśmy model, w którym przy zakupie wody Staropolska 0,33 l w szklanych butelkach opakowania są bezpłatnie użyczane na 60 dni kalendarzowych.
W praktyce oznacza to, że klient otrzymuje fakturę za wodę bez doliczonej kaucji. Może zwrócić opakowania w dowolnym momencie. Jeśli nie zostaną zwrócone w ciągu 60 dni, wystawiamy fakturę za ich wartość.
Nie zrezygnowaliśmy więc z systemu opakowań zwrotnych. Zmieniliśmy sposób ich rozliczania, dając klientom czas na zwrot bez konieczności angażowania dodatkowych pieniędzy na początku.
Jak wygląda proces po zmianie?
- Zakup wody – klient zamawia wodę 0,33 l w szklanych butelkach i otrzymuje fakturę bez kaucji za opakowania.
- Okres bezpłatnego użyczenia – przez 60 dni kalendarzowych może korzystać z opakowań bez ponoszenia dodatkowego kosztu.
- Zwrot opakowań – klient zgłasza zwrot przez konto w sklepie, telefonicznie lub mailowo. Może zrobić to w dowolnym momencie.
- Rozliczenie – jeśli opakowania nie wrócą w ciągu 60 dni, wystawiamy za nie fakturę.. Po ich późniejszym zwrocie wystawiamy korektę, a należność zwracamy na konto w ciągu 14 dni roboczych lub rozliczamy z kolejną fakturą.
Wdrożenie wymagało również dostosowania obsługi zamówień i dokumentacji. Umowa użyczenia jest zawierana przy zakupie, a ilość i wartość opakowań wykazujemy w dokumencie WO (Wydanie Opakowań).
Efekty wdrożenia: co zmieniło się dla klientów?
Najważniejszym efektem zmiany było ograniczenie kwoty, którą firmy musiały angażować na początku zakupu wody w szklanych butelkach.
177 tys. zł brutto, których firmy nie musiały wydawać z góry
W analizie zamówień z okresu od 15 września do 31 października 2026 r. oszacowaliśmy, że dzięki nowemu modelowi klienci nie musieli wpłacać z góry blisko 177 tys. zł brutto kaucji.
To środki, które w poprzednim modelu zostałyby doliczone do zamówień już na etapie zakupu. Po zmianie klienci mogli przeznaczyć je na bieżące potrzeby działalności, zamiast od razu angażować je w rozliczenia opakowań.
2 234 zł brutto mniej przy zakupie jednej palety
Zmianę dobrze pokazuje przykład pojedynczego zamówienia:
| Przed zmianą | Po zmianie | |
| Wartość wody | 1 261 zł | 1 261 zł |
| Kaucja przy zakupie | 2 234 zł | 0 zł |
| Kwota do zapłaty na początku | 3 495 zł | 1 261 zł |
Przy jednej palecie początkowa kwota do zapłaty jest niższa o 2 234 zł. To około 64% mniej niż w poprzednim modelu.
Mniej formalności w standardowym scenariuszu zwrotu
Zmiana przyniosła również korzyść organizacyjną. Jeśli klient zwraca opakowania w okresie bezpłatnego użyczenia, nie musi obsługiwać procesu zwrotu kaucji, która wcześniej była pobierana już przy zakupie.
Oznacza to prostsze rozliczenie początkowego zamówienia i mniej dodatkowych czynności związanych z kaucją w standardowym scenariuszu współpracy.
Czego nauczyło nas to wdrożenie?
Zmiana pokazała nam, że optymalizacja procesu zakupowego nie zawsze musi oznaczać obniżenie ceny produktu. Równie ważne może być ograniczenie dodatkowych wydatków na początku współpracy i uproszczenie rozliczeń.
W przypadku wody w szklanych butelkach kluczowe okazało się inne podejście do momentu pobierania kaucji. Zachowaliśmy system opakowań zwrotnych, ale daliśmy klientom czas na ich oddanie bez konieczności angażowania dodatkowych środków już przy zakupie.
To przykład zmiany, która odpowiada na konkretną potrzebę firm: wygodniejszego zarządzania wydatkami i codziennymi procesami zakupowymi.
Ułatwiamy firmom zamawianie wody
Zmiana zasad rozliczania opakowań to jeden z elementów szerszego podejścia WodaDlaFirmy.pl do upraszczania zakupów firmowych. Rozwijamy również funkcje sklepu, które pomagają szybciej składać zamówienia i wygodniej zarządzać zakupami.
Zobacz trzy funkcje, które ułatwiają zamawianie w WodaDlaFirmy.pl:
Woda w szklanych butelkach dla Twojej firmy
Szukasz wody w szklanych butelkach do biura, restauracji, hotelu lub innego miejsca pracy? Sprawdź dostępne warianty STAROPOLSKA 0,33 l.
Cena za butelkę:
0,97 zł netto
Cena za produkt:
1117,44 zł netto
Cena za butelkę:
0,97 zł netto
Cena za produkt:
1117,44 zł netto
Cena za butelkę:
1,07 zł netto
Cena za produkt:
1232,64 zł netto
Masz pytania dotyczące zasad użyczenia lub zwrotu opakowań? Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci przejść przez cały proces.
