Zaloguj się
Twój koszyk
Produkt został dodany Koszyk zaktualizowany Produkt został usunięty Brak produktu Wprowadzono nieprawidłową wartość

Brak produktów w koszyku.

23 czerwca 2022
10 min. czytania

Woda dla pracowników a odliczenie VAT - poradnik przedsiębiorcy

Karol Góralski

Jeśli jesteś przedsiębiorcą tak pewnie często zastanawiasz się co możesz wliczyć w koszty swojej działalności. Czy zastanawia Cię także woda dla pracowników a odliczenie VAT? Zacznijmy od tego, że nasze organy podatkowe właściwie nie kwestionują faktu, że wydatki na wodę spożywaną przez pracowników w czasie pracy stanowią koszt uzyskania przychodów.

Kwestię wyjaśniła Izba Skarbowa w Zielonej Górze w ramach informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego z dn, 14 maja 2004 r. (sygn. I-2/413/51/04): „Odnośnie zaliczenia w koszty uzyskania przychodów Spółki kwot wydatkowanych na zakup przedmiotowych napoi, Dyrektor Izby Skarbowej stwierdza, iż zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za koszty uzyskania przychodów uznaje się wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem enumeratywnie wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy. Wydatki poniesione przez Podatnika na zakup wskazanych przez Niego napoi zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów z uwagi na fakt, iż po pierwsze stanowią one wydatki pośrednie na rzecz pracownika oraz po wtóre nie zostały wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy.”

Takie stanowisko znajduje także uznanie w literaturze podatkowej.

Kupujesz wodę dla Twoich pracowników?

Zamów bezpłatną próbkę Staropolskiej!

Co zaliczamy do kosztów uzyskania przychodów a co nie

W sytuacji kiedy do firmy kupowane są towary typu kawa, herbata, cukier, ciasta, woda mineralna, które są spożywane przez pracowników w miejscu pracy nie podlegają odliczeniu VAT. Stanowi o tym art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, który określa zakres w jakim korzystanie z danych towarów i usług jest wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz kiedy dokładnie podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Reasumując, kiedy pracodawca przekazuje pracownikom wodę lub inne napoje nie musi naliczać VAT, ponieważ nie są to czynności opodatkowane. W ramach potwierdzenia tego faktu możemy powołać się na interpretację Lubelskiego Urzędu Skarbowego z dn. 8 grudnia 2004 r. (sygn. PP-2443/124/04). Interpretacja wyjaśnia, że spożyte przez pracowników towary w czasie wykonywania pracy nie są przekazane lub zużyte na cele osobiste pracowników i nie podlegają opodatkowaniu VAT.

Zakup towarów i usług spożywczych w miejscu pracy a VAT

Jako przedsiębiorca nie odliczysz VAT od wydatków na wszelkie towary w tym woda, słodycze czy jogurty udostępniane pracownikom w pomieszczeniu socjalnym. Wyjątek stanowią sytuacje, kiedy w/w produkty serwowane są w trakcie spotkań biznesowych. Zakup wody mineralnej, herbaty, kawy, mleka oraz cukru uprawniają do odliczenia, jeżeli z produktów korzysta się w trakcie wykonywania pracy. Wynika to z interpretacji KIS z dn. 2.04.2021 (0114-KDIP4-3.4012.2.2021.2.IG).

Czy Twoja firma ponosi wydatki z racji na nabywanie artykułów spożywczych (np. woda, kawa, herbata, mleko, cukier, napoje, słodycze, owoce) dla pracowników, współpracowników, jak i kontrahentów? Czy te produkty udostępniane są np. w trakcie spotkań wewnętrznych, gdzie omawiane zostają sprawy dotyczące bieżącej i przyszłej działalności firmy? Wówczas możesz obliczyć podatek VAT.

Polecamy: Woda dla pracowników przepisy

Kupujesz wodę dla Twoich pracowników?

Zamów bezpłatną próbkę Staropolskiej!

Woda dla pracowników a odliczenie VAT a zaspokajanie potrzeb fizjologicznych pracowników

Za pewne wymienione powyżej towary są również dostępne dla pracowników w przestrzeni wspólnej, np. w kuchni, czy w pomieszczeniu socjalnym w Twojej firmie. Oczywiście, jako przedsiębiorca traktujesz te produkty jako obowiązek wynikający z przepisów bhp. Generalnie jest to ogólnie przyjęty standard, a poza tym wpływa pozytywnie na atmosferę spotkań oraz na ich wynik.

Prawdą jest, że udostępnianie bezpłatnej wody mineralnej oraz innych towarów pracownikom pomaga w utrzymaniu kondycji oraz dobrego samopoczucia zatrudnionych, co przyczynia się do większej motywacji w miejscu pracy, jak i wzrostu wydajności. Ponadto, darmowe produkty niewątpliwie poprawiają atmosferę panującą w firmie, co wpływa na wzrost przychodów.

Dowiedz się więcej: woda dla pracowników - jaki paragraf 

Nabycie artykułów spożywczych - pośredni związek z działalnością

Czy wobec powyższych sytuacji przysługuje Ci prawo do odliczenia podatku VAT? Skoro zakup towarów spożywczych jest powiązany z działalnością spółki, ponadto jest ona opodatkowana, tak od zakupów, które pośrednio będą wykorzystywane do prowadzenia działalności gospodarczej, możesz odliczyć VAT.

W interpretacji IS w Warszawie z 24.02.2012 (IPPP2/443-1331/11-2/AO), stwierdzono, że "Zakup napojów, drobnych artykułów spożywczych oraz gotowej żywności ponoszony jest w związku z prowadzonym przedsiębiorstwem. Służy prawidłowemu funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, ma zatem związek (pośredni) z wykonywaniem czynności opodatkowanych wykonywanych przez wnioskodawcę".

"W konsekwencji (…) spółce przysługuje prawo do odliczenia (…) VAT naliczonego w związku z nabyciem napojów (kawy, herbaty, mleka, soków, wody mineralnej), drobnych artykułów spożywczych (ciastek, drobnych słodyczy, popularnych owoców) oraz gotowej żywności w postaci kanapek i zimnych przekąsek przekazywanych nieodpłatnie pracownikom w godzinach ich pracy i w trakcie narad, konferencji, spotkań, a także do sekretariatu w celu zapewnienia poczęstunku gościom i klientom".

Woda dla pracowników a odliczenie VAT

Konieczność rozliczania podatku - trzy sytuacje

W celu potwierdzenia, że dane zakupy spożywcze mają chociaż pośrednie powiązanie z działalnością podmiotu, musi zaistnieć związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy określonymi zakupami a powstaniem obrotu firmy. Z uwagi na ten fakt, należy wyszczególnić trzy różne sytuacje, które obejmują zakup towarów spożywczych udostępnionych:

  • w ogólnodostępnych pomieszczeniach, np. pomieszczenie socjalne;

  • podczas narad, spotkań biznesowych;

  • w sytuacji kiedy firma zobligowana jest do tego przepisami prawa pracy.

KIS określa: zapewnienie pracownikom, współpracownikom i kontrahentom spółki – stałego dostępu w ciągu dnia do artykułów spożywczych takich, jak: soki, słodycze, owoce, jogurty, ogólnie dostępnych w przestrzeni wspólnej, w tym w kuchniach pracowniczych oraz pomieszczeniach socjalnych – służy zaspokajaniu osobistych, prywatnych potrzeb pracowników, osób współpracujących ze spółką i kontrahentów i odbywa się bez związku z prowadzoną (…) działalnością gospodarczą. Brak jest argumentów przemawiających za innym podejściem, skoro (…) produkty te będą dla wszystkich wymienionych osób ogólnodostępne. Pracownicy, współpracownicy i kontrahenci wnioskodawcy nie są zobowiązani do korzystania z ww. artykułów spożywczych. Osoby te nie płacą za udostępniane artykuły spożywcze.

KIS przywołała także wyrok TSUE z dn. 11.12.2008 (C-371/07), w którym Trybunał określił, że "Wydawanie posiłków pracownikom ma co do zasady na celu zaspokojenie potrzeb prywatnych i należy do sfery wyboru pracownika, w której pracodawca nie interweniuje. (…) Wynika z tego, że w zwykłych okolicznościach świadczenie usług polegających na nieodpłatnym wydawaniu posiłków pracownikom zaspokaja prywatne potrzeby tych ostatnich w rozumieniu art. 6 ust. 2 szóstej dyrektywy".

KIS podkreślała, że "Możliwość skorzystania z ogólnodostępnych artykułów spożywczych (…) nie wynika z żadnych przepisów, jak również nie jest to niezbędne dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, bowiem pracownicy są zobowiązani świadczyć pracę niezależnie od możliwości skorzystania z artykułów spożywczych, jakie daje z własnej woli pracodawca. To do pracownika należy decyzja, czy skorzysta z dostępnych artykułów, zatem zależy ona wyłącznie od woli pracownika i nie przekłada się na działalność opodatkowaną pracodawcy. Powyższe odnosi się również do współpracowników i kontrahentów spółki. Zatem udostępnienie (…) artykułów spożywczych w miejscach ogólnodostępnych (…) ma na celu zaspokojenie ich potrzeb prywatnych, tym samym nie ma związku ze sprzedażą opodatkowaną".

W takich sytuacjach firmie nie przysługuje prawo do odliczenia VAT.

Podobne stanowisko KIS zajęła w sprawie dotyczącej spółek, które udostępniają pracownikom owoce, warzywa, pieczywo, ser, dżem, wędliny w godzinach pracy, podczas wykonywania przez nich obowiązków służbowych. Jest to interpretacja z 23.03.2021, 0112-KDIL1-1.4012.58.2021.2.AW).

Woda dla pracowników a odliczenie VAT

Zakup artykułów spożywczych a VAT do odliczenia

Jeśli wskazane towary spożywcze udostępniane są w trakcie wewnętrznych narad, spotkań pracowników, spotkań ze współpracownikami oraz z klientami, sprawa wygląda nieco inaczej. "Zużycie wszystkich tych artykułów ma związek (pośredni) z wykonywaniem czynności opodatkowanych, bowiem przez wpływ na ogólne funkcjonowanie spółki jako całości przyczynia się do generowania przez nią obrotu". Według KIS, w takiej sytuacji, zdecydowanie istnieje pośredni związek z wykonywaną działalnością gospodarczą i firmie przysługuje prawo do odliczenia podatku.

Niemniej, w kwestii przekazywania pracownikom oraz współpracownikom produktów jak kawa, herbata, cukier, mleko, czy np. woda mineralna, tak KIS w dokumencie z dn. 2.04.2020 przywołała § 112 rozporządzenia MPiPS z 26.09.1997 w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (DzU z 2003 nr 169 poz. 1650), który zobowiązuje pracodawców do zapewnienia wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów.

Jednocześnie określiła, że w świetle tego przepisu udostępnienie w/w. produktów spożywczych pracownikom, jak i osobom współpracującym z przedsiębiorstwem na podstawie umów cywilnoprawnych (zatrudnionym stale lub okresowo) nie jest przekazaniem towarów na cele prywatne, ale wynika to z przepisów bhp. Spożycie artykułów spożywczych na terenie przedsiębiorstwa w takcie godzin pracy służy jej prawidłowemu funkcjonowaniu oraz uprawnia do odliczenia VAT.

Woda dla pracowników a odliczenie VAT

Niemożność wyodrębnienia – brak prawa do odliczenia

Co dzieje się w przypadku, gdy jako podatnik nie możesz wyodrębnić oraz zweryfikować, które artykuły spożywcze i w jakich ilościach zostały skonsumowane w trakcie spotkania biznesowego, a które spożyto podczas przerwy w pracy? Zgodnie z interpretacją Szefa KAS z 12.01.2021 (DOP7.8101.187.2020.FMLM), która uchyla korzystne dla podatnika stanowisko KIS, traci on prawo do odliczenia całości naliczonego VAT, w stosunku do wszystkich zakupów.

Cytujemy: "Skoro wnioskodawca nie był w stanie wyodrębnić, a potem zweryfikować ilości artykułów spożywczych, jakie przeznaczone są do spożycia w czasie pracy, od tej do spożycia w czasie wolnym od pracy (bowiem (…) nie prowadzi on ewidencji umożliwiającej ustalenie, który pracownik i podczas jakich czynności skorzystał z artykułów spożywczych), to tym samym nie może dokładnie przyporządkować, jaka część zakupów jest wykorzystywana do wykonywania czynności opodatkowanych, a przez to nie będzie mu przysługiwało w ogóle prawo do odliczenia VAT naliczonego z tytułu zakupu artykułów spożywczych".

Woda dla pracowników a odliczenie VAT

Jako pracodawca masz obowiązek zapewnienia pracownikom wodę zdatną do picia kiedy:

  • temperatura w zamkniętym pomieszczeniu wynosi więcej niż 25°C;

  • praca wykonywana jest w warunkach mikroklimatu zimnego, tzn. siła chłodząca powietrza (WCI, wind-chill index) sięga powyżej 1.000;

  • pracownik wykonuje obowiązki na otwartej przestrzeni w temperaturze, która wynosi mniej niż 10°C lub więcej 25°C;

  • obowiązki pracownika dotyczą ciężkiej pracy fizycznej, która powoduje duży wydatek energetyczny;

  • temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi wynosi więcej niż 28°C.

Woda dla pracowników a odliczenie VAT

Staropolska jako jedna z najświeższych wód mineralnych na rynku posiada certyfikat HACCP

Bezpieczeństwo i wysoka jakość produktów są kwestiami wymaganymi przez prawo żywnościowe. Co ważne, aspekt ten jest także niezwykle ważny dla Klientów.

Jako producent wody mineralnej dla biznesu możemy pochwalić się certyfikatem HACCP wydanym przez niemiecką jednostkę TÜV Rheinland. Proces produkcyjny naturalnej wody mineralnej Staropolska został doceniony ze względu na jakość oraz zgodność produkcyjną z określonymi normami rynkowymi.

W naszej ofercie znajdziesz wyłącznie świeżo wydobytą naturalną wodę mineralną dostosowaną do potrzeb Twojej firmy!

Kupujesz wodę dla Twoich pracowników?

Zamów bezpłatną próbkę Staropolskiej!

Jeśli uważasz ten artykuł za wartościowy, podziel się nim proszę. Pozwoli nam to dotrzeć do nowych osób. Z góry dziękujemy!
Odbierz darmową próbkę wody Staropolska®
Chcesz spróbować jak smakuje świeżo wydobyta woda bogata w magnez i wapń?
Zamów darmowe próbki
Zamów ponownie
Woda Dla Firmy
cross